عصردانایی

نحوه برگزاري جلسات و ميتينگهاي اداري 

نويسنده: آرمند

جلسات و ميتينگ ها راهي بسيار فوق العاده براي خلق ايده ها، توضيح و تفصيل افکار و اداره فعاليت هاي گروهي است. اما اين برخورد رو در رو با اعضاي گروه و همکاران، اگر با آمادگي قبلي نبوده و مديريت صحيح نداشته باشد، شکست مي خورد.

اهميت آمادگي قبلي 

براي اطمينان از اينکه همه ي افراد بتوانند مشارکتي موثر و کارآمد داشته باشند، خوب است زماني را براي جلسه انتخاب کنيد که افراد فرصت ايجاد آمادگي قبلي در خود را داشته باشند.

وقتي زمان و مکان ميتينگ انتخاب شد، بايد خود را براي سوالاتي که ممکن است از طرف شرکت کنندگان جلسه پرسيده شود، آماده کنيد. اگر شما مدير جلسه هستيد، خوب دستور جلسه اي با قيد کامل و دقيق جزئيات تهيه کنيد.

در اين يادداشت ها، هدف اصلي و ساختار جلسه را طرح ريزي کنيد و آن را در اختيار شرکت کنندگان نيز بگذاريد. اين کار باعث مي شود همه ي شرکت کنندگان با آمادگي لازم براي بررسي هدف در جلسه شرکت کنند.

موفقيت يک ميتينگ يا جلسه اداري به مهارت هاي رئيس جلسه بستگي دارد. براي اطمينان از موفقيت جلسه، رئيس بايد کارهاي زير را انجام دهد:

• تهيه دستور جلسه
• شروع بحث و تشويق ديگران به شرکت فعالانه در جلسه
• متعادل کردن روند جلسه—نه خيلي سريع و پرشتاب و نه خيلي کند
• خلاصه کردن بحث موردنظر و ارائه پيشنهادات در انتهاي هر بخش از جلسه
• اطمينان يافتن از اينکه کليه شرکت کنندگان خلاصه مذاکرات و صورت جلسات را دريافت کرده اند.

علاوه بر اين نکات که به شما کمک ميکند تا ميتينگي پربار و سودمند داشته باشيد، موارد مهم ديگري  را نيز بايد مد نظر قرار داد.

مديريت و رهبري ميتينگ

يکي از اصلي ترين کليدهاي موفقيت هر جلسه کاري، انتخاب صحيح شرکت کنندگان است. بايد شرکت کنندگاني را انتخاب کنيد که بتوانند تصميمات خوب و ارزنده اي بگيرند و پيشنهادات سودمند ارائه دهند. تعداد شرکت کننده ها نبايد از 12 نفر تجاوز کند، حتي کمتر از اين تعداد باشند هم بهتر است. اين افراد بايد اطلاعات لازم براي مباحثه درمورد مواردي که در صورت جلسه قيد شده را دارا باشند.

نكته:

کافي است فقط چند لحظه به مخارجي که اين ميتينگ برايتان در بر خواهد داشت فکر کنيد. متوجه مي شويد که راه انداختن ميتينگ کاري تقريباً پرهزينه است، به همين خاطر مهم است که افرادي که در جلسه شرکت مي کنند و هر دقيقه از زمان اين ميتينگ ارزش دار باشند. پس افرادي را به جلسه دعوت کنيد که حرفي براي گفتن داشته باشند و بتوانيد از وجود آنها استفاده کنيد. همچنين براي موضوعات و مشکلات ساده و پيش پا افتاده اي که مي توان آنها را به راحتي با ايميل يا نامه برطرف کرد، لازم نيست ميتينگ تشکيل دهيد.

اگر شما رهبر جلسه هستيد، اطمينان حاصل کنيد که افکار و ايده هاي همه ي افراد شرکت کننده در جلسه مطرح شود و اختيار  عنان جلسه دست عده اي خاص نباشد و همه بتوانند آزادانه حرفهايشان را مطرح کنند. بهتر است پس از پايان يافتن هر بخش از موارد ذکر شده در دستورجلسه، توقف کوتاهي کنيد، بحث انجام گرفته را خلاصه بندي کنيد و سپس به سراغ مبحث بعدي برويد.

وقتي يکي از موضاعات و اهداف دستورجلسه به نتيجه مي رسد، مسئوليت آن را به يکي از افراد حاضر در جلسه بسپاريد. براي جلوگيري از هرگونه سردرگمي و سوء تفاهم، عمليات را خلاصه کرده و در گزارشات صورت جلسه قيد کنيد.

زمانبندي

معمولاً گفته مي شود که جلسات اداري نوعي اتلاف وقت هستد. در اين قسمت راهکارهايي برايتان عنوان مي کنيم که به شما کمک ميکند چطور از اتلاف و هدر رفتن زمان در جلساتتان جلوگيري به عمل آوريد.

• جلسه را سر ساعت آغاز کنيد.
• اگر کسي دير سر جلسه حاضر شد، مطالب گفته شده را دوباره براي او ذکر نکنيد، چون اينکار باعث مي شود گمان کنند دير آمدن سر جلسات اشکال و ايرادي ندارد و وقت ارزشمند ديگران را نيز هدر مي دهد.
• زمان مشخصي براي اتمام جلسه در نظر گيريد و تا هر زمان که دوست داريد جلسه را طول ندهيد.
• براي اينکه بتوانيد بهتر  وراحت تر  مطالب لازم را تا زمان تعيين شده براي اتمام جلسه برسانيد، مي توانيد موضوعات دستورجلسه را به ترتيب اهميت فهرست کنيد، با اين کار اگر وقت کم بياوريد، بررسي موضوعات مهم را از دست نداده ايد.
• اگر به همه ي مضوعات دستورجلسه رسيدگي به عمل آورده ايد و مسئله ديگري بر جا نمانده است، مي توانيد قبل از رسيدن وقت اتمام جلسه، جلسه را پايان دهيد.

تهيه گزارش کار

تصميمات اتخاذ شده و عملکردهاي توافق شده را مي توانيد در اين گزارش کار ذکر کنيد. در جلسات بعدي مي توانيد از اين گزارش کار به عنوان مروري بر تصميمات و عملکردهاي قبلي استفاده کنيد و با اين روش پيشرفت بيشتري در کارها روي مي دهد.

سبک نگارش اين گزارش کار يا صورت جلسه بستگي به موقعيت دارد. در موقعيت ها ي مهم و بحراني و زمانيکه ثبت گزارش اهميت زيادي دارد ، اين صورت جلسات بايد تفصيلي  بسيار دقيق باشند. در شرايط معمولي اين صورت جلسات مي تواند فهرست ساده اي از تصميمات اتخاذ شده و عملکردهاي توافق شده باشد. اندازه اين گزارشات بايد برحسب نياز باشد، تا حد ممکن خلاصه و با ذکر کليه اطلاعات لازم. تهيه چنين گزارش کاري ساده تر و سريعتر خواهد بود.

رئيس جلسه بايد اين گزارش کار را تا 24 ساعت پس از اتمام جلسه در اختيار شرکت کنندگان قرار دهد و اگر اينکار در همان روز جلسه صورت گيرد، چه بسا بهتر خواهد بود.